O Guia de Sobrevivência para a Limpeza de CRM

Se você acabou de assumir uma operação de vendas ou se está nela há algum tempo, sabe que o CRM tem uma tendência natural ao caos. É como um quarto que você arruma hoje, mas que amanhã já tem "roupa jogada" por todo lado. O problema é que, no nosso caso, essa bagunça custa caro: leads duplicados, relatórios mentirosos e vendedores perdendo tempo com contatos que nem existem mais. Limpar o CRM não é "perfumaria", é sobrevivência financeira.

O primeiro passo dessa missão não é técnico, é cultural. Não adianta nada você passar um final de semana rodando fórmulas no Excel para limpar a base se o seu time comercial continua cadastrando "Teste 123" ou deixando o campo de telefone em branco.

Você precisa mostrar para o vendedor que o CRM não é uma ferramenta de fiscalização, mas sim o sistema de suporte dele. Se o dado está ruim, o lead que ele recebe é ruim. Simples assim.

Uma limpeza eficiente começa pelo mapeamento do lixo. Antes de deletar qualquer coisa, faça uma auditoria: quantos campos no seu objeto de "Oportunidade" têm menos de 10% de preenchimento? Se ninguém preenche, ou o campo é inútil ou o processo está mal desenhado. É necessário ter a coragem de remover campos desnecessários para diminuir a fricção na ponta. Menos é mais quando o assunto é entrada de dados.

A segunda etapa é o ataque aos duplicados. Nada queima mais a moral de Sales Ops do que dois vendedores ligando para o mesmo cliente porque o nome da empresa foi escrito de formas diferentes (ex: "Google" vs "Google Brasil"). Implemente regras de duplicidade rigorosas baseadas no domínio do e-mail ou no CNPJ. O dado mestre precisa ser único; caso contrário, sua análise de conversão vai estar sempre inflada e errada.

Depois de tratar o que já existe, foque na higienização de contatos. Leads que não interagem há mais de 12 meses são como "peso morto" no seu banco de dados, muitas vezes aumentando o custo da sua ferramenta de CRM ou automação de marketing. Crie um fluxo de descarte ou automação de reengajamento. Se o lead não respirou, mande para o arquivo. Ter uma base menor e qualificada é muito melhor do que ter um milhão de contatos "fantasmas".

Aqui entra a parte estratégica: a padronização de nomenclatura. Estabeleça um padrão para nomes de contas e oportunidades (ex: [Nome da Empresa] - [Produto] - [Mês/Ano]). Isso facilita a busca para o vendedor e torna a leitura dos seus dashboards imediata. Quando você bate o olho em uma lista, precisa entender o cenário sem ter que clicar em cada deal. Padronização é a linguagem da eficiência.

Outro ponto vital é a automação de campos. Se você pode automatizar a cidade e o estado através do CEP, por que obrigar o vendedor a digitar? Se o lead veio do site com o campo "Origem" preenchido, trave esse campo para que ninguém mude manualmente. O papel de Sales Ops é criar cercas eletrônicas que impeçam o erro humano antes mesmo dele acontecer. O melhor dado é aquele que o sistema preenche sozinho.

Não se esqueça da limpeza de pipeline. Oportunidades com data de fechamento no passado são o "pecado capital" do CRM. Se a data já passou e o deal não fechou, ele está apodrecendo ali. Crie um alerta ou uma automação que mova esses deals para "Perdido por Inatividade" após X dias. Isso limpa a visão do gestor e obriga o vendedor a manter a casa em dia se quiser que aquele deal apareça no relatório de comissão.

Para manter a autoridade, faça Sprints de Limpeza trimestrais. Reserve um dia para focar apenas em qualidade de dados. Recompense o vendedor que tiver o CRM mais atualizado e "puxe a orelha" (com dados, claro) de quem está poluindo o sistema. Quando o time percebe que você está de olho na qualidade, o nível de cuidado aumenta organicamente.

No fim das contas, um CRM limpo é a diferença entre uma operação que toma decisões no escuro e uma que enxerga o caminho com clareza. Você quer ser o profissional que apaga incêndios ou o que constrói a infraestrutura para o crescimento? Comece pela limpeza. É um trabalho silencioso, muitas vezes invisível, mas é o que sustenta todos os recordes de vendas da empresa.